Cierre de Ejercicio Contable – SAP Business One
Prerequisitos
- Los períodos y sub-períodos a cerrar no pueden estar en estatus “Bloqueado”:
2. Tener a mano un Balance de resultados del período a cerrar, para poder comprobar que los datos son correctos y no se han metido movimientos desde que se sacó el Balance.
3. No tener movimientos pendientes por realizar.
CIERRE DEL PERÍODO
Una vez nos aseguramos que los períodos están desbloqueados nos dirigiremos por punto de menú a Gestión > Utilidades > Cierre del período.
Una vez abrimos el Cierre del Período, se abrirá una ventana para poder indicar a SAP B1 el cierre que vamos a llevar a cabo:
Para poder llevar a cabo el cierre del ejercicio, vamos a desmarcar el check de Interlocutores Comerciales y vamos a marcar solamente las cuentas de ingresos y gastos, dejando desmarcadas las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto.
Indicaremos el Período que queremos cerrar desde el primer subperiodo hasta el último, es decir los 12 meses del año. En este punto es donde si tenemos los subperiodos bloqueados, no nos saldrán para poder elegirlos.
En la cuenta de arrastre de saldo indicaremos la cuenta (129*) de Pérdidas y Ganancias y en la Cuenta de cierre de período indicaremos una cuenta (555*) puente, que en el cierre de las cuentas de Ingresos y Gastos no nos va a afectar.
Cuando tengamos esta pantalla completada, vamos a darle al botón Ejecutar, lo que nos va a enseñar una pantalla con todas las cuentas de ingresos y gastos con sus saldos, y un totalizador en la parte inferior, que es el que nos tendrá que cuadrar con el Balance que hayamos impreso previamente.
Una vez hayamos revisado los datos, y veamos que estos son correctos, vamos a marcar el check de la parte izquierda de las cuentas (clicando sobre el título de la columna se marcan todas) y completaremos la referencia 1 indicando “Cierre2022” y las fechas del saldo final con la fecha del 31/12/AAAA y un comentario si se requiere un comentario diferente al del estándar.
Este es un ejemplo de los asientos que generaría el proceso. Si volviésemos a ejecutar el cierre del período para las cuentas de ingresos y gastos, no tendría que devolver datos ya que todas las cuentas se han quedado con saldo a 0, porque se ha traspasado hacia la cuenta de Resultado del ejercicio.
Una vez generado el cierre de las cuentas de Ingresas y Gastos, pasaremos a realizar el cierre de las cuentas de Interlocutores Comerciales (Clientes, Proveedores y Acreedores), Activo, Pasivo y Patrimonio Neto. Para ello, nos volveremos a dirigir a Gestión > Utilidades > Cierre del Periodo.
En esta ocasión dejaremos marcado el check de interlocutores comerciales, y marcaremos las cuentas de Activo, Pasivo y Neto, seleccionaremos los periodos a cerrar e informaremos las cuentas de arrastre de saldo (Cuenta 129*) y cuenta de cierre del período (cuenta 555*). En esta ejecución no va a utilizar la cuenta de arrastre, sino que utilizara la cuenta puente para hacer los asientos de cierre y apertura oportunos.
Una vez completados los datos le daremos al botón ejecutar, y nos enseñara el informe con todas las cuentas contables de Activo, Pasivo y Neto, más las cuentas de Interlocutores comerciales. Entre las cuentas de mayor encontraremos la cuenta 129* que tendrá que tener el saldo del cierre generado para las cuentas de ingresos y gastos.
Una vez revisados los datos, pasaremos a rellenar la información de cabecera. En el campo de Referencia 1 tanto del saldo final como del saldo inicial, indicaremos la misma referencia “Cierre2022”, en los campos de fecha de vencimiento y fecha de docuemento para saldo final indicaremos la fecha de cierre ‘31/12/2022’ y un comentario.
En las fechas de Saldo inicial, Fecha contable, fecha de vencimiento y fecha de documento informaremos la fecha de apertura ‘01/01/2023’ y un comentario. El campo de referencia se va a utilizar para poder generar la reconciliación automática de las diferentes cuentas para los movimientos de cierre y apertura.
Seleccionaremos todas las cuentas, y le daremos a ‘Ejecutar’.
El sistema va a generar un asiento de cierre y otro de apertura para todas las cuentas contables.
Este es un ejemplo del asiento de cierre que generará el sistema, y a la vez también habrá generado el asiento de apertura como el siguiente:
El último paso que vamos a tener que realizar, es la reconciliación de las cuentas, para que los movimientos de cierre y apertura queden reconciliados en los extractos de saldo de las cuentas.
Para esta reconciliación, la vamos a tener que hacer es dos puntos, una para las cuentas de mayor y otra para las cuentas de Interlocutores Comerciales.
Para realizar la reconciliación de las cuentas de mayor nos dirigiremos a Finanzas > Reconciliaciones Internas > Reconciliación.
En este punto indicaremos la clase de reconciliación sea Automática, la fecha de reconciliación indicaremos el 01/01/2023, seleccionaremos las cuentas de mayor, desde la primera hasta la última, pero sin seleccionar las cuentas de Ingresos y Gastos, en Regla de ajuste 1 seleccionaremos Fecha de Contabilización con desviación en días = 1 y por último en la Regla de ajuste 2 seleccionaremos Ref. 1 (línea) que es la referencia que pusimos en Saldos finales y saldos iniciales con referencia a 10 caracteres, así como se muestra en la siguiente imagen:
Para la reconciliación de los Interlocutores Comerciales nos dirigiremos a través del menú a Interlocutores Comerciales > Reconciliaciones Internas > Reconciliación.
Marcaremos exactamente los mismos datos que en la pantalla expuesta en el punto anterior con la excepción que en vez de elegir cuantas de mayor vamos a seleccionar desde el primer interlocutor comercial hasta el último, tal y como se muestra en la siguiente imagen:
De esta manera tendríamos los extractos de las cuentas de mayor y de interlocutores comerciales con los movimientos de cierre y apertura reconciliados.