Actualización automatica de tus Power BI
En este blog, te guiaré a través del proceso detallado para configurar la actualización automática de tus cuadros de mando en Power BI. Esta funcionalidad es esencial para mantener tus informes siempre actualizados y permitir que los datos más recientes estén disponibles para la toma de decisiones.
Comprender la necesidad de la actualización automática: Antes de sumergirnos en el proceso de configuración, es crucial comprender por qué la actualización automática es tan importante. Cuando trabajamos con datos en constante cambio, ya sea en una empresa, sitio web o cualquier otro ámbito, es fundamental que los informes y cuadros de mando se mantengan actualizados para proporcionar información relevante y precisa en tiempo real.
Fuente de datos actualizable: Debes asegurarte de que los datos subyacentes de tu cuadro de mando provengan de una fuente actualizable. Esto puede ser una base de datos SQL, una hoja de cálculo de Excel alojada en la nube o una API que entrega datos en tiempo real. Power BI puede conectarse a diversas fuentes, por lo que debes elegir la que mejor se adapte a tus necesidades.
Requisitos previos
Cuenta de Office 365 o Power BI Pro: Para acceder a la funcionalidad de actualización automática, necesitas una cuenta de Office 365 o una suscripción de Power BI Pro. La versión gratuita de Power BI no admite la actualización automática.
Crear y publicar informes en el servicio en la nube: Debes crear tus informes y cuadros de mando utilizando el Power BI Desktop o la versión en línea (Power BI Service). Luego, debes publicar estos informes en el servicio en la nube de Power BI para habilitar la actualización automática (Simplemente subir tus informes y funtes de datos a la web en tu cuenta de office 365).
Conexiones válidas y credenciales de acceso: Verifica que tengas las credenciales de acceso adecuadas para conectarte a la fuente de datos. Si se requiere autenticación, asegúrate de que las credenciales sean válidas y estén correctamente configuradas. Además, si las conexiones a tus fuentes de datos utilizan DirectQuery o Importación, ten en cuenta las implicaciones para la actualización automática.
Permisos y roles en Power BI: Es importante que tengas los permisos adecuados para configurar la actualización automática en los informes y cuadros de mando. Asegúrate de que tu cuenta tenga los roles y permisos necesarios para realizar cambios en los informes y configurar la actualización automática.
Programar actualizaciones: Ten en cuenta que la frecuencia con la que puedes programar actualizaciones automáticas puede depender de tu suscripción a Power BI. Las suscripciones de nivel empresarial o Power BI Premium pueden ofrecer opciones de actualización más frecuentes en comparación con las suscripciones individuales.
Conexión a Internet y acceso al servicio en la nube: Asegúrate de tener acceso a Internet y que los servidores de Power BI estén accesibles desde tu ubicación. Sin conexión a Internet, no podrás realizar actualizaciones automáticas ni acceder a tus informes en el servicio en la nube.
Configuración de actualización automática
Para realizar la configuración de la actualización automática, seguiremos esta serie de pasos detallados:
1. Instalar y configurar la puerta de enlace: Si aún no tienes instalada la puerta de enlace en la fuente de datos que deseas conectar, dirígete al punto de configuración correspondiente. Busca la opción “Conexión de puerta de enlace” y, si no lo tienes instalado, selecciona “Instalar puerta de enlace”. La puerta de enlace es esencial para permitir la comunicación entre Power BI y tus fuentes de datos locales o en la nube que requieren acceso seguro. Asegúrate de seguir las instrucciones de instalación y configuración adecuadas para garantizar una conexión estable y segura.
*Es relevante destacar que la actualización se lanzará desde el mismo equipo o servidor donde se encuentra instalada la puerta de enlace. Por lo tanto, es crucial asegurarse de que este equipo esté siempre encendido y tenga acceso a la fuente de datos cuando la actualización programada deba ejecutarse.
2. Configurar las credenciales de origen de datos: En el punto de configuración “Credenciales de orígenes de datos”, es fundamental asegurarse de que las credenciales de acceso a tus fuentes de datos estén configuradas correctamente. Dependiendo del tipo de fuente de datos que utilices, es posible que se requieran diferentes tipos de autenticación, como nombre de usuario y contraseña, certificados SSL u otras formas de autenticación. Asegúrate de proporcionar las credenciales adecuadas para que Power BI pueda acceder a la fuente de datos y extraer la información necesaria durante la actualización.
3. Activar y configurar la actualización programada: En el punto de configuración “Actualización programada”, activa la función de actualización automática. Una vez habilitada, podrás configurar la frecuencia con la que deseas que se actualicen los datos, la franja horaria y la hora específica en que se ejecutará la actualización.
Puedes seleccionar una variedad de opciones de frecuencia, como actualizaciones diarias, semanales o incluso cada pocos minutos, dependiendo de tus necesidades. Además, es posible establecer la hora exacta en la que quieres que la actualización se lleve a cabo, lo que te permitirá tener los datos actualizados justo cuando los necesitas.
Pruebas y monitoreo: Después de configurar la actualización automática, es crucial realizar pruebas para asegurarte de que todo funcione correctamente. Verifica que los datos se actualicen según lo previsto y que no haya problemas inesperados. También es recomendable monitorear regularmente los informes y cuadros de mando para asegurarte de que la actualización automática funcione de manera confiable y que los datos estén siempre actualizados.
Siguiendo estos pasos, lograrás una configuración efectiva y confiable para la actualización automática de tus cuadros de mando en Power BI. Mantener tus datos actualizados y disponibles en tiempo real te ayudará a tomar decisiones informadas y fundamentadas en información precisa.